Áður en sótt er um
Áhugasömum umsækjendum býðst að koma á fund, áður en sótt er um, þar sem farið er yfir kröfur, staðla og reglugerðir faggildingar. Til að óska eftir fundi er einfaldast að senda tölvupóst á faggilding@faggilding.is og tilgreina hvaða umfang umsækjandi hefur í huga að sækja um faggildingu fyrir.
Umsókn
Til að sækja um faggildingu eða aukið umfang faggildingar skal umsóknareyðublaði, sem má finna má hér, skilað inn ásamt nauðsynlegum fylgigögnum.
Þegar umsókn er móttekin sendir faggildingarsvið Hugverkastofu samræmismatsstofu samning til undirritunar (F02).
Eftir að undirrituðum samningi hefur verið skila inn er farið yfir innsend gögn og þau borin saman við kröfur. Samræmismatsstofu er tilkynnt ef gögn vantar eða ef innsend gögn eru óljós og gefst henni þá tækifæri til að skila inn frekari gögnum.
Ef þörf er á getur faggildingarsvið leitað álits hjá tæknilegum sérfræðingi við yfirferð umsókna.
Faggildingarsvið setur saman matsteymi fyrir hverja faggildingarúttekt og tilkynnir samræmismatsstofu. Samræmismatsstofa getur andmælt vali á matsmanni.
Fyrir úttekt sendir faggildingarsvið samræmismatsstofu dagskrá úttektar. Þar er tiltekið umfang úttektarinnar og helstu tímaáætlanir.
Forúttekt
Í einstaka tilvikum er forúttekt gerð til að meta hvort samræmismatsstofa er tilbúin í úttekt.
Fyrir forúttekt sendir faggildingarsvið samræmismatsstofu dagskrá úttektar. Þar er tiltekið umfang úttektarinnar og helstu tímaáætlanir.
Úttekt
Úttekt á gæðaskjölum
Úttekt gerð á skrifstofu samræmismatsstofu þar sem m.a. er farið yfir viðeigandi verkferla stjórnkerfisins, gæðakerfið og hæfni starfsfólks. Í lok úttektar er samræmismatsstofu kynntar niðurstöður úttektarinnar og frávikaskýrsla send til hennar. Úttektarskýrsla er gerð eftir úttektina.
Úttekt á samræmismati
Fylgst með verklegri framkvæmd á samræmismati til að meta hvort gæðakerfi hafi verið innleitt og virki. Í lok úttektar er samræmismatsstofu kynntar niðurstöður úttektarinnar og frávikaskýrsla send til hennar. Úttektarskýrsla er gerð eftir úttektina.
Úttekt á gæðaskjölum og eftirlit með verklegri framkvæmd samræmismats eru, ef kostur er, gerð í sömu úttekt og niðurstöður kynntar í sömu skýrslu.
Eftir úttekt
Samræmismatsstofa sendir inn úrbótatillögur ásamt fylgigögnum og rótargreiningu. Þegar faggildingarsvið hefur samþykkt úrbótatillögurnar og ef þörf ef á staðfest þær með komu á samræmismatsstofu er frávikum lokað.
Samræmismatsstofa fær úttektarskýrslu senda innan 15 virkra daga frá úttekt. Samræmismatsstofa getur komið með athugasemdir á úttektarskýrsluna áður en ákvörðun um faggildingu er tekin.
Ákvörðun
Þegar matsferlinu er lokið sendir faggildingarsvið málið til ákvörðunartöku hjá ákvörðunarnefnd. Faggildingarsvið undirbýr málið fyrir nefndina og mælir með ákvörðun byggða á úttektarskýrslu og frávikaskýrslu. Samræmismatsstofa fær senda formlega tilkynningu um ákvörðunina. Ef tekin er ákvörðun um að veita faggildingu inniheldur tilkynningin einnig faggildingarnúmer, umfang og faggildingartímabil. Ákvörðunin er stjórnsýsluskjal og faggildingartímabil er venjulega 5 ár. Faggildingarhringur hefst við ákvörðun um veitingu faggildingar.
Að viðhalda faggildingu
Eftirlit með faggiltum aðilum fer fram með úttektum með reglulegu millibili (venjulega 12 mánaða). Eftirlit getur falið í sér bæði úttekt á gæðaskjölum og eftirlit með verklegri framkvæmd samræmismats. Eftirlitsúttekt er venjulega ekki jafn viðamikil og upphafsúttekt og endurmat. Ef þörf er á getur faggildingarsvið leitað álits hjá tæknilegum sérfræðingi. Úttektarskýrsla er gerð eftir úttektina.
Samræmismatsstofa getur hvenær sem er sótt um breytingu á umfangi sínu. Með umsókninni skal fylgja lýsing á nýja umfanginu ásamt gögnum því til stuðnings. Faggildingarsvið fer yfir umsóknina og metur hvort umsóknin krefst úttektar á staðnum. Ef umsókn um breytt umfang er samþykkt fær samræmismatsstofa uppfært faggildingarskjal.
Faggildingarsvið áskilur sér rétt til að koma í aukaúttektir ef vart verður við vankanta á gæðakerfi eða samræmismati hjá samræmismatsstofu.
Endurmat
Endurmatsferli þarf að vera lokið áður en núverandi faggildingartímabili er lokið. Ferli fyrir endurmat er í grófum dráttum eins og fyrir upphafsmat þ.e. úttekt, skýrsla, loka frávikum og ákvörðun. Þó er tekið tillit til þess í úttektinni að faggildingarsvið hefur haft eftirlit með samræmismatsstofunni undanfarin ár.
Uppsögn
Samræmismatsstofa getur með skriflegri tilkynningu sagt upp faggildingu sinni, allri eða að hluta.
Tilkynning um breytingar
Samræmismatsstofur skulu tilkynna faggildingarsviði án tafar um allar verulegar breytingar sem verða á rekstri samræmismatsstofunnar og gætu haft áhrif á getu þeirra til að standast kröfur faggildingar.
Breytingar eru tilkynntar með því að skila inn útfylltu eyðublaði F01 til faggildingarsviðs Hugverkastofunnar.
Kostnaður vegna faggildingar
Kostnaður vegna umsókna, upphafsmats og endurmats er mismunandi og miðast við umfang hvers verks fyrir sig, þ.e.a.s. þann fjölda klukkustunda matsteymis sem fer í undirbúning, framkvæmd og eftirvinnslu. Meðlimir matsteymis sem einnig eru starfsmenn faggildingarsviðs innheimta fyrir sitt framlag skv. tímagjaldi faggildingarsviðs en utanaðkomandi meðlimir matsteymis innheimta samkvæmt framlögðum reikningi. Að auki er innheimt fyrir útlagðan kostnað s.s. ferðir og gistingu meðlima matsteymis.
Kostnaður vegna faggildingareftirlits er fast gjald fyrir framlag meðlima matsteymis sem eru starfsmenn faggildingarsviðs en utanaðkomandi meðlimir matsteymis innheimta samkvæmt framlögðum reikningi. Að auki er innheimt fyrir útlagðan kostnað s.s. ferðir og gistingu meðlima matsteymis. Allur kostnaður vegna faggildingar (s.s. umsóknir, upphafsmat, endurmat, eftirlit, annar kostnaður) er að öllu jöfnu innheimtur þegar hann liggur ljós fyrir við lok ferlis eða verks. ISAC upplýsir samræmismatsstofur fyrirfram um fyrirhugaðan kostnað vegna matsstarfa. Í tilkvikum s.s. þar sem faggildingarferlið reynist lengra en áætlað var áskilur ISAC sér rétt til að innheimta fyrir áföllnum kostnaði áður en verki líkur. Í kringum áramót áskilur ISAC sér rétt á að innheimta fyrir áföllnum kostnaði vegna matsstarfa, enda hafi stór hluti heildarkostnaðar vegna matsstarfa myndast á líðandi ári.
Nánari upplýsingar um kostnað vegna faggildingar er hægt að nálgast hjá faggildingarsviði Hugverkastofunnar.